Dla pracodawców

Odpowiedź na negatywną opinię pracownika w 8 przykładach dla firmy

Dobra odpowiedź na negatywną opinię pracownika ma 3 do 5 zdań: dziękuje za opinię, odnosi się do konkretnego zarzutu faktem, przyznaje rację tam, gdzie autor ją ma, mówi, co firma zmieniła, i zostawia kontakt do działu kadr. Nie ujawnia danych autora, nie ocenia jego pracy i nie dyskutuje z emocjami. Poniżej 8 wzorów na najczęstsze zarzuty.

Kierowniczka działu kadr czyta opinię na tablecie w biurze

Odpowiedź firmy czyta ktoś inny niż autor opinii. Autor zwykle już podjął decyzję i odszedł. Odpowiedź czyta kandydat, który za tydzień ma podpisać umowę i sprawdza, czy firma płaci na czas, jak traktuje ludzi i co robi, gdy coś pójdzie źle. Dlatego każdy wzór poniżej jest pisany dla niego, nie po to, żeby wygrać spór z byłym pracownikiem.

Zasady, które łączą wszystkie dobre odpowiedzi

Jeden konkretny fakt zamiast ogólników. „Wypłacamy do 10. dnia miesiąca” przekonuje bardziej niż „dbamy o naszych pracowników”.
Przyznanie racji tam, gdzie autor ją ma. Firma, która nigdy się nie myli, wygląda w oczach kandydata podejrzanie.
Zero danych autora. Bez nazwiska, stanowiska, dat zatrudnienia i powodu rozstania, nawet jeśli wiesz, kto pisał. To naraża firmę na zarzut naruszenia RODO.
Zmiana, którą da się sprawdzić. Nowy termin wypłat, nowa procedura, dodatkowe osoby na sezon.
Kanał kontaktu. Adres działu kadr albo informacja, do kogo pisać. Przenosi dalszą rozmowę poza publiczny wątek.

Podpisz odpowiedź stanowiskiem, na przykład „Kierowniczka działu kadr” albo „Właściciel firmy”. Odpowiedź od konkretnej roli brzmi jak rozmowa z człowiekiem, a nie komunikat działu marketingu.

8 przykładów odpowiedzi na negatywną opinię pracownika

Wzory są punktem wyjścia. Podmień fakty na swoje: termin wypłat, nazwę działu, długość okresu próbnego. Odpowiedź skopiowana bez zmian pod pięcioma opiniami wygląda jak automat i działa gorzej niż brak odpowiedzi.

1.Opóźnione wynagrodzenie, zarzut prawdziwy

Opinia„Wypłaty zawsze po terminie, w marcu czekaliśmy do 20.”

Odpowiedź firmyDziękujemy za tę opinię. Ma Pan rację: w marcu wynagrodzenia wyszły z opóźnieniem, bo spóźnił się nasz duży klient, a my nie zabezpieczyliśmy płynności. Przepraszamy wszystkich, których to dotknęło. Od kwietnia wypłacamy wynagrodzenia do 10. dnia miesiąca z osobnej rezerwy i od tego czasu nie było żadnego opóźnienia.

Dlaczego działa. Przyznanie faktu, jedno zdanie przyczyny bez wymówek, konkretna data i zmiana, którą kandydat może sprawdzić u obecnych pracowników.

2.Nieprawdziwy zarzut o niepłacenie

Opinia„Firma od pół roku nie płaci ludziom, pracują za darmo.”

Odpowiedź firmyTen wpis zawiera nieprawdziwe informacje i zgłosiliśmy go do serwisu. Wynagrodzenia wypłacamy do 10. dnia każdego miesiąca, w ostatnim roku bez opóźnień. Jeśli pracował Pan u nas i uważa, że ma zaległość, prosimy o kontakt z działem kadr, sprawdzimy to od razu.

Dlaczego działa. Spokojne zaprzeczenie z faktem, informacja o zgłoszeniu i zaproszenie do kontaktu. Bez oskarżeń wobec autora, bo to rozstrzyga serwis albo sąd.

3.Zachowanie przełożonego

Opinia„Kierownik zmiany krzyczy na ludzi przy wszystkich, nikt nic nie robi.”

Odpowiedź firmyDziękujemy, że Pan o tym napisał. Podniesiony głos wobec pracownika jest u nas niedopuszczalny niezależnie od sytuacji. Sprawę przekazaliśmy do wyjaśnienia działowi HR, a pracownicy mogą ją zgłosić także anonimowo przez skrzynkę zgłoszeń. Jeśli chce Pan opowiedzieć więcej, prosimy o kontakt mailowy z kadrami.

Dlaczego działa. Firma nie broni kierownika publicznie i nie podaje jego nazwiska. Pokazuje procedurę, z której kandydat może skorzystać, gdy u niej zacznie pracę.

4.Umowa zlecenie zamiast etatu

Opinia„Obiecali umowę o pracę, a dali zlecenie na pół roku.”

Odpowiedź firmyDziękujemy za opinię. Na stanowiskach w magazynie zaczynamy od umowy zlecenia na okres próbny do 3 miesięcy, a potem proponujemy umowę o pracę. Piszemy o tym w każdym ogłoszeniu. Jeśli w Pana przypadku rekruter obiecał coś innego, to nasz błąd i chcemy to wyjaśnić, prosimy o kontakt z działem kadr.

Dlaczego działa. Odpowiedź tłumaczy zasadę, którą kandydat zna przed podpisaniem umowy, i bierze odpowiedzialność za ewentualną pomyłkę rekrutera.

5.Nadgodziny i obciążenie pracą

Opinia„Ciągłe nadgodziny w sezonie, nie da się mieć życia.”

Odpowiedź firmyTo prawda, że od października do grudnia pracujemy więcej, bo to nasz sezon. Nadgodziny są płatne z dodatkiem zgodnym z Kodeksem pracy, a od tego roku zatrudniamy na sezon dodatkowe osoby, żeby zmniejszyć ich liczbę. O sezonie mówimy otwarcie już na rozmowie rekrutacyjnej.

Dlaczego działa. Nie zaprzecza temu, co prawdziwe, tylko daje kontekst i zmianę. Kandydat, któremu nadgodziny nie pasują, sam zrezygnuje przed rozmową, a to oszczędza czas rekrutacji.

6.Rekrutacja bez odpowiedzi

Opinia„Byłem na dwóch etapach rozmów i nikt się więcej nie odezwał.”

Odpowiedź firmyPrzepraszamy, to nie powinno się zdarzyć. Każdy kandydat po rozmowie powinien dostać odpowiedź w ciągu 7 dni roboczych, także odmowną. Sprawdzimy, co poszło nie tak w tym procesie. Jeśli poda Pan nam mailem stanowisko i datę rozmowy, odpowiemy jeszcze w tym tygodniu.

Dlaczego działa. Przy opinii kandydata, a nie pracownika, liczy się standard rekrutacji. Konkretny termin odpowiedzi w treści to obietnica, którą zobaczą następni kandydaci.

7.Krótka opinia bez treści

Opinia„Nie polecam.”

Odpowiedź firmyPrzykro nam, że Pan tak to ocenia. Chcemy wiedzieć, co poszło źle, bo bez tego niczego nie poprawimy. Jeśli zechce Pan napisać więcej, prosimy o wiadomość do działu kadr.

Dlaczego działa. Krótko, bez tłumaczenia się z niczego. Długa odpowiedź na dwa słowa wygląda nerwowo.

8.Opinia osoby, która u Was nie pracowała

Opinia„Najgorsza firma w mieście, oszuści.” od autora, którego nie znacie

Odpowiedź firmyNie znaleźliśmy w naszych dokumentach osoby, której dotyczyłaby ta opinia, a zarzut oszustwa jest nieprawdziwy. Wpis zgłosiliśmy do serwisu. Jeśli miał Pan z nami kontakt jako klient albo kandydat, prosimy o wiadomość, wyjaśnimy każdą sprawę.

Dlaczego działa. Firma nie twierdzi stanowczo, że autor kłamie, bo tego nie wie. Opisuje, co sprawdziła, i zostawia drogę do kontaktu.

Wzór numer 2 i numer 8 dotyczą wpisów, które nie są oceną, tylko nieprawdziwym twierdzeniem o faktach. Taki wpis zgłaszasz serwisowi z uzasadnieniem, a przy realnej szkodzie masz też drogę cywilną i karną. Co zrobić krok po kroku i ile to kosztuje, opisujemy na stronie pomówienie firmy w internecie przez byłego pracownika.

Segregator z dokumentami kadrowymi na biurku — Zanim odpowiesz na zarzut o wypłatach albo umowach, sprawdź fakty w dokumentach kadrowych. Jedna pomyłka w odpowiedzi kosztuje więcej niż sama opinia.

Czego nie pisać w odpowiedzi na opinię

Te zdania pojawiają się w odpowiedziach firm najczęściej i za każdym razem działają przeciwko nim.

„Pan był zwolniony dyscyplinarnie, więc nie dziwi nas ta opinia.” Ujawnia dane i powód rozstania, a kandydat czyta to jako zemstę.
„To nieprawda, wszyscy są zadowoleni.” Bez faktu to tylko słowo przeciw słowu, a „wszyscy” brzmi nieprawdziwie.
„Rozważamy kroki prawne wobec autora.” Groźba pod opinią odstrasza kandydatów bardziej niż sama opinia. Jeśli wpis jest bezprawny, zgłoś go, a o pozwie decyduj z prawnikiem, nie publicznie.
„Zapraszamy do kontaktu.” jako cała odpowiedź. Bez odniesienia do zarzutu wygląda jak formułka.
Ta sama odpowiedź pod każdą opinią. Kandydat przewija stronę i widzi kopiuj, wklej.

Odpowiedzieć czy zgłosić wpis

Co jest we wpisie	Co zrobić
Ocena warunków pracy, nawet ostra	odpowiedz według wzorów 1, 3, 4, 5
Nieprawdziwy fakt, na przykład „nie płacą od pół roku”	zgłoś wpis i odpowiedz krótko według wzoru 2
Imię i nazwisko pracownika, telefon, groźby, wulgaryzmy	zgłoś wpis, nie powtarzaj tych danych w odpowiedzi
Seria podobnych wpisów w krótkim czasie	zgłoś jako naruszenie regulaminu, pod pozostałymi jedna spójna odpowiedź
Opinia o rekrutacji	odpowiedz według wzoru 6 i popraw termin odpowiedzi dla kandydatów

Ile kosztuje każda z dróg usuwania wpisu i dlaczego agencje nie dają gwarancji, liczymy w tekście usuwanie negatywnych opinii o pracodawcy i ile to kosztuje.

Gdzie opublikować odpowiedź, żeby przeczytał ją kandydat

Odpowiedź ma sens tylko tam, gdzie kandydat czyta opinię. Coraz częściej sprawdza firmę po NIP tuż przed podpisaniem umowy, a wtedy trafia na kartę z danymi z KRS i wykazu VAT oraz opiniami pracowników. Na SprawdzPracodawce firma przejmuje taką kartę i odpowiada pod każdą opinią bez limitu w każdym planie. Plan Podpis kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 1 188 zł netto za rok, a o każdej nowej opinii dostajesz e-mail, więc odpowiadasz w ciągu dni, a nie miesięcy.

Żaden plan nie usuwa, nie ukrywa i nie przesuwa opinii. To właśnie sprawia, że odpowiedź firmy jest dla kandydata wiarygodna: wie, że widzi pełny obraz. Jak wygląda cała ścieżka od opinii do odpowiedzi, pokazujemy na stronie negatywne opinie pracowników o firmie i odpowiedź pracodawcy, a jeśli porównujesz to z płatnym profilem w innym serwisie, zajrzyj do zestawienia GoWork cennik profilu pracodawcy.

Opinie o atmosferze i relacjach w zespole zbierają też inne portale, na przykład portal opinii o atmosferze w pracy atmosferawpracy.pl. Te same wzory sprawdzą się tam bez zmian, bo zasada jest wszędzie jedna: fakt, przyznanie racji, zmiana i kontakt.

Najczęstsze pytania

Czy odpowiadać na negatywne opinie pracowników?

Tak, na każdą, która ma treść. Kandydat czyta opinię i odpowiedź razem, a brak reakcji odbiera jako potwierdzenie zarzutu. Wyjątkiem są wpisy bezprawne, na przykład z danymi osobowymi albo groźbami: je najpierw zgłaszasz do usunięcia, a odpowiadasz tylko krótko, że wpis jest zgłoszony.

Jak szybko odpowiedzieć na negatywną opinię pracownika?

Najlepiej w ciągu 2 dni roboczych. Szybka odpowiedź pokazuje, że firma czyta opinie, a wpis bez reakcji przez kilka tygodni zdąży przeczytać wielu kandydatów. Nie odpowiadaj jednak w emocjach w godzinę po przeczytaniu. Jedna noc i druga osoba czytająca szkic zwykle wystarczą.

Kto w firmie powinien odpowiadać na opinie pracowników?

Jedna wyznaczona osoba, zwykle szef HR albo właściciel w małej firmie, która zna fakty i może coś obiecać. Nie powinien odpowiadać bezpośredni przełożony, którego wpis dotyczy. Odpowiedź podpisana stanowiskiem, na przykład „Kierowniczka działu kadr”, jest wiarygodniejsza niż anonimowa.

Czy odpowiedź na opinię może zaszkodzić firmie?

Tak, gdy jest agresywna, ujawnia dane autora, opisuje jego wyniki albo powód zwolnienia. Takie odpowiedzi kandydaci czytają jako dowód, że opinia była prawdziwa, a ujawnienie danych byłego pracownika może naruszać RODO. Bezpieczna odpowiedź mówi o firmie i faktach, a nie o autorze.

Czy można odpowiadać na opinie bez płatnego profilu?

Zależy od serwisu. Na GoWork oficjalna odpowiedź jest w płatnych pakietach od Business Profilu Plus. Na SprawdzPracodawce odpowiedzi bez limitu są w każdym planie, także w najtańszym planie Podpis za 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, a firma, która nie wykupi planu, może dalej zgłaszać treści bezprawne.

Czy w odpowiedzi przepraszać, gdy opinia jest prawdziwa?

Tak, krótko i konkretnie, a potem napisz, co się zmieniło. „Przepraszamy za opóźnienia wypłat w marcu, od kwietnia przelewy wychodzą do 10. dnia miesiąca” działa lepiej niż ogólne przeprosiny. Kandydat nie oczekuje firmy bez błędów, tylko takiej, która je naprawia.