Jak sprawdzić, czy firma istnieje i działa

Zanim podpiszesz umowę, warto mieć pewność, że druga strona to prawdziwa, działająca firma, a nie nazwa z ogłoszenia. Wszystkie rejestry opisane niżej są publiczne, bezpłatne i nie wymagają logowania. Wystarczy NIP, który uczciwy pracodawca podaje bez problemu. Jeżeli nie chce go podać przed rozmową o umowie, to już jest informacja.

Krok pierwszy, Krajowy Rejestr Sądowy

Spółki (z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, proste spółki akcyjne, jawne, komandytowe), a także fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą są wpisane do KRS. Wyszukiwarka Ministerstwa Sprawiedliwości jest pod adresem ekrs.ms.gov.pl. Po wpisaniu numeru KRS albo NIP możesz pobrać aktualny odpis, który ma taką samą moc jak dokument wydany przez sąd.

W odpisie zwróć uwagę na kilka miejsc:

• Data rejestracji. Spółka założona miesiąc temu nie musi być nieuczciwa, ale nie ma jeszcze żadnej historii, na której możesz się oprzeć.
• Firma i forma prawna. Dopisek „w likwidacji” albo „w upadłości” w nazwie oznacza, że spółka kończy działalność.
• Siedziba i adres. Porównaj go z adresem z ogłoszenia i z miejscem rozmowy.
• Zarząd. To osoby, które mogą podpisać z Tobą umowę w imieniu spółki.
• Kapitał zakładowy. Dla spółki z o.o. minimum to 5000 zł. Najniższy kapitał nie jest wadą, mówi tylko, że wspólnicy nie wnieśli więcej.
• Dział 6 z informacjami o likwidacji, upadłości i restrukturyzacji. Pusty dział to dobry znak.

Co znaczą statusy w KRS

Status	Co oznacza dla kandydata
Aktywna, bez wpisów w dziale 6	Spółka działa normalnie. To punkt wyjścia, nie gwarancja.
W likwidacji	Wspólnicy postanowili zakończyć działalność. Spółka spłaca długi i sprzedaje majątek. Nowe zatrudnienie jest tu wyjątkiem.
W upadłości	Sąd ogłosił upadłość, majątkiem zarządza syndyk. Pensje za okres przed upadłością mogą wymagać pomocy funduszu gwarantowanego.
W restrukturyzacji	Firma prowadzi postępowanie z wierzycielami, żeby uniknąć upadłości. Może działać i płacić, ale ma kłopoty finansowe.
Wykreślona	Spółka przestała istnieć. Nie może zawrzeć z Tobą żadnej umowy.

Krok drugi, jednoosobowa działalność w CEIDG

Jeżeli pracodawcą jest osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, nie znajdziesz jej w KRS. Takie firmy są w CEIDG, wyszukiwarce dostępnej w serwisie biznes.gov.pl. Sprawdzisz tam status (aktywny, zawieszony, wykreślony), datę rozpoczęcia działalności i adres. Zawieszona działalność nie może prowadzić normalnej pracy, więc oferta etatu od takiej firmy powinna Cię zastanowić.

Krok trzeci, wykaz podatników VAT

Wykaz podatników VAT, zwany białą listą, prowadzi Krajowa Administracja Skarbowa. Wyszukiwarka jest w serwisie podatki.gov.pl. Po wpisaniu NIP zobaczysz status, datę rejestracji jako podatnika VAT i numery rachunków bankowych zgłoszonych do urzędu skarbowego.

• Czynny oznacza zwykłą, rozliczającą się firmę.
• Zwolniony to legalny status małych firm i niektórych branż.
• Niezarejestrowany albo wykreślenie z VAT u firmy, która zatrudnia wiele osób i wystawia faktury, warto wyjaśnić. Urząd wykreśla między innymi firmy, których nie da się zastać pod adresem albo które przestały składać deklaracje.

Przydatna rzecz przy okazji: jeżeli pracodawca prosi o wpłatę za szkolenie albo badania na prywatne konto, porównaj je z rachunkami z białej listy. Szerzej o takich sytuacjach piszemy w poradniku o sygnałach, po których poznasz nieuczciwego pracodawcę.

Krok czwarty, Krajowy Rejestr Zadłużonych

Od grudnia 2021 roku informacje o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych są publikowane w Krajowym Rejestrze Zadłużonych pod adresem krz.gov.pl. Wyszukiwarka publiczna działa bez logowania. Jeżeli firma ma tam wpis, przeczytaj, na jakim etapie jest postępowanie i kiedy się zaczęło. Gdy pracodawca, który zalega z pensjami, ogłasza upadłość, przydaje się wiedza o tym, jak odzyskać wynagrodzenie z FGŚP.

Jak czytać wiek i historię firmy

Rejestry pokazują fakty, a interpretacja należy do Ciebie. Kilka prostych reguł:

1. Firma działająca kilka lat, z czynnym VAT i pustym działem 6 to najbezpieczniejszy układ.
2. Spółka sprzed kilku tygodni z ofertą wielu etatów „od zaraz” wymaga dodatkowych pytań: kto jest wspólnikiem, skąd ma klientów, czy umowa będzie podpisana przed pierwszym dniem pracy.
3. Częste zmiany nazwy, adresu i zarządu w krótkim czasie widać w pełnym odpisie z KRS. Nie przesądzają o niczym, ale warto o nie zapytać.
4. Adres wirtualnego biura nie wyklucza uczciwej firmy. Jeśli jednak praca ma być stacjonarna, zapytaj, gdzie fizycznie będziesz ją wykonywać.

Pytania do pracodawcy po sprawdzeniu rejestrów

Rejestry pokażą, czy firma istnieje, ale nie powiedzą, kto naprawdę będzie Twoim pracodawcą. Zdarza się, że rozmowę prowadzi jedna firma, a umowę podpisuje inna, na przykład spółka zależna albo agencja pracy tymczasowej. To nic złego, pod warunkiem że wiesz o tym przed podpisem. Zapytaj więc:

• jaka dokładnie spółka będzie stroną umowy i jaki ma NIP,
• kto podpisze umowę i czy ta osoba jest w zarządzie albo ma pełnomocnictwo,
• gdzie fizycznie będziesz pracować, jeśli adres siedziby jest inny,
• czy firma korzysta z agencji pracy tymczasowej i która agencja wypłaca wynagrodzenie.

Agencję pracy tymczasowej sprawdzisz dodatkowo w rejestrze agencji zatrudnienia prowadzonym przez marszałków województw. Agencja bez wpisu nie może legalnie kierować ludzi do pracy.

Wszystko na jednej karcie

Na karcie firmy w naszym serwisie zebraliśmy status z KRS, datę rejestracji, wiek spółki i status VAT z wykazu w chwili otwarcia karty, a obok doświadczenia osób, które tam pracowały. Wystarczy wpisać nazwę albo NIP w wyszukiwarce. Gdy rejestry nie budzą zastrzeżeń, przejdź do pytań o samą umowę z naszej listy kontrolnej przed podpisem.

Najczęstsze pytania

Czy wpis w KRS wystarczy, żeby uznać firmę za wiarygodną?

Nie. Wpis mówi, że spółka formalnie istnieje i kto nią kieruje. O tym, czy firma płaci podatki i ludzi, więcej powie status VAT, brak wpisów w Krajowym Rejestrze Zadłużonych i doświadczenia osób, które tam pracowały.

Gdzie sprawdzę jednoosobową działalność gospodarczą?

W CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, dostępnej w serwisie biznes.gov.pl. Wyszukasz ją po NIP, REGON albo imieniu i nazwisku przedsiębiorcy. Status powinien brzmieć „aktywny”.

Co oznacza status VAT „zwolniony”?

Że podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT, na przykład ze względu na niskie obroty albo rodzaj działalności. To nie jest sygnał ostrzegawczy. Ostrożność warto zachować przy statusie „niezarejestrowany” albo przy wykreśleniu z rejestru VAT u firmy, która zatrudnia ludzi.

Czy pracodawca w likwidacji może mnie zatrudnić?

Formalnie tak, bo spółka w likwidacji nadal istnieje i może zawierać umowy związane z kończeniem działalności. W praktyce to praca z założenia krótka, a wypłata zależy od tego, czy w majątku spółki zostały pieniądze.